Raport OSCBR: Przedsiębiorcy nie mają wiedzy na temat e-faktur. Czy polscy księgowi zdążą nauczyć MSP korzystania z elektronicznej księgowości?

Uchwalona przez Sejm ustawa wdrażająca e-Faktury została skierowana do dalszych prac legislacyjnych w Senacie. Korzystanie z systemu będzie obowiązkowe od 2023 roku, a wcześniej przedsiębiorcy będą mogli testować rozwiązanie dobrowolnie. Polska będzie 4. krajem UE wdrażającym e-Faktury.

Możliwość fakturowania elektronicznego w oparciu o ustrukturyzowany wzór faktury zmniejszy koszty przedsiębiorców związane z obsługą procesu fakturowania. Przechowywanie oraz archiwizacja faktur będzie zapewniona przez administrację przez 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych ulega przedawnieniu.

Dzięki KSeF zwiększy się szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń. Księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze. Wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych. Jednocześnie pozwoli na zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz przełoży się na oszczędność czasu pracowników.

KSeF zwiększy również bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Wystawiając fakturę w systemie, zawsze będziemy mieli pewność, że trafiła ona do kontrahenta. Ponadto nabywca będzie posiadał pewność, że została ona wystawiona przez podmiot do tego uprawniony. Faktura wystawiona w KSeF nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie zatem konieczności wydawania jej duplikatów.

Dodatkowo przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą automatycznie dostępne, a zatem ich przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. – ocenia Krzysztof Rogowski, Główny specjalista w Departamencie Analiz Ministerstwa Finansów.

Według szacunków, ok. 70% księgowych w Polsce korzysta z faktur w papierowych, co zwiększa ryzyko zgubienia dokumentów, nie jest ekologiczne, a ich wprowadzenie zajmuje cenny czas. Wraz z postępującymi trendami ekologicznymi papierowe faktury odchodzą do lamusa. Nie same jednak kwestie środowiskowe odgrywają tu istotną rolę. Dla rządu ważna jest większa kontrola podatkowa oraz zmniejszenie luki VAT. Przedsiębiorcom z kolei zależy na oszczędności czasu, pieniędzy i optymalizacji procesów, co może umożliwić jedynie postęp technologiczny. Czas pokaże, czy rządowy projekt zadowoli obie strony i umożliwi synergię działań. Jedno jest natomiast pewne - trzeba przygotować się na zmiany.

Elektroniczna administracja – potrzebna edukacja

Ogólnopolska Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych przeprowadziła badanie, z którego wynika, że przedsiębiorcy na te zmiany nie są gotowi – 92% z nich nie posiada wiedzy na temat planów cyfryzacji, a 81% temat nie interesuje.

W przypadku biur rachunkowych jest zdecydowanie lepiej - 60% uważa wprowadzenie systemu za korzystne, ale tylko 23,5% badanych twierdzi, że posiada wystarczającą wiedzę na jego temat. Księgowi zgodnie podkreślają, że to ich rolą jest edukacja przedsiębiorców, a w tym momencie kluczowe jest dla nich to, jak będzie się odbywało wystawianie i przesyłanie faktur. Większość z nich wykazała potrzebę przeszkolenia w tym zakresie.

Wraz z przejściem na elektroniczną księgowość rozliczenie podatku będzie najmniejszym problemem małego przedsiębiorcy i jego księgowego. Biura rachunkowe, obsługujące głównie małe i średnie firmy, już teraz powinny pochylić się nad automatyzacją procesów księgowych. Co ważne, system który stworzyliśmy jest gotowy do obsługi KSeF - wyjaśnia Rafał Strzelecki, prezes CashDirector, firmy dostarczającej na rynek inteligentny system wspierający zarządzanie finansami i księgowością dla małych i średnich firm, z którego korzystają biura rachunkowe zrzeszone w sieci OSCBR.

Mając na uwadze wyniki badania, Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) rozpoczęła program Ogólnopolskich Cyfrowych Rewolucji Księgowych, zakładający m.in. indywidualne szkolenia dla księgowych oraz wsparcie w przeniesieniu księgowości na wirtualny system mKsięgowość. Program jest odpowiedzią na transformację tradycyjnej „papierowej” księgowości w cyfrową obsługę klientów oraz wpisuje się w ekologiczny trend no paper. Towarzyszy mu także akcja charytatywna, której celem jest przekazywanie niepotrzebnych już segregatorów na rzecz potrzebujących placówek - pierwszym beneficjentem zostało Lubelskie Hospicjum dla Dzieci im. Małego Księcia.

Wspieramy zrzeszone w naszej sieci biura do ciągłego rozwoju i jak najszybszego przygotowania się na nadchodzącą cyfrową rewolucję całej branży księgowej. Jednym z nieuchronnych trendów jest całkowite przejście z tradycyjnego modelu księgowości papierowej na bardziej ekologiczną formę - mówi Anita Gołębiewska, Dyrektor Zarządzająca OSCBR.

Korzyścią dla biur jest bezpłatny system do księgowości oraz wdrożenie do cyfrowej obsługi księgowej klientów. Współpracujący przy pilotażu specjaliści zadbali o to, by podnieść jakość świadczonych usług biur rachunkowych i pokazać ich przedstawicielom jak wspierać i usprawniać biznes przedsiębiorców.

Co zyskają przedsiębiorcy?

Resort wskazuje na liczne korzyści dla właścicieli firm płynące z wdrożenia nowego rozwiązania. Jedną z nich ma być szybszy zwrot VAT. Cały proces ma skrócić się aż o 1/3 i wynosić 40 dni. Faktury będą gromadzone w bazie danych Ministerstwa Finansów, zatem nie ulegną zniszczeniu lub nie zaginą bezpowrotnie. Z kolei koniec 6-letniego przymusu płacenia za archiwizację dokumentacji papierowej zapewni oszczędność pieniędzy. Odejść ma również często kłopotliwy obowiązek formalny, a mianowicie konieczność uzgodnienia faktur korygujących „in minus” pomiędzy sprzedającym a nabywcą.

Wprowadzenie Krajowego Systemu eFaktur (KSeF), czyli faktur ustrukturyzowanych, to największa zmiana w raportowaniu od wielu lat. Ta zupełnie nowa forma obiegu faktur, z systemem Ministerstwa Finansów jako pośrednikiem,raportowania, wpłynie na 2 podstawowe procesy finansowo-księgowe w spółkach tj. fakturowanie sprzedaży i przyjmowanie faktur zakupowych. By przygotować się do wdrożenia (integracji) KSeF w spółce, należy przeanalizować zarówno obecne procesy sprzedaży, magazynowe (wymagane informacje dotyczące np. dostawy na nowej fakturze) oraz wystawiania i przyjmowania faktur. Właściwe przygotowanie systemów ERP jest tym bardziej kluczowe, by po wejściu w życie zmian odnieść korzyści, np. wstępne księgowanie otrzymywanych faktur, a nie stwarzać ryzyko w spółce np. poprzez zagrożenie dla płynności ze względu na opóźnienia w fakturowaniu - twierdzi Tomasz Sitarek, Dyrektor PwC Polska.

Cyfrowa rewolucja – jak wygląda przyszłość.

Automatyzacja wkracza do organów państwowych i urzędów, które pragną dalej integrować procesy wraz firmami na szczeblu krajowym. Celem przedsiębiorstw jest przede wszystkim generowanie zysku, co wymusza koncentrację na działaniach temu sprzyjających. Zmniejszenie obciążeń związanych z obsługą księgową czy podatkową pozwoli wykorzystać większą część zasobów do działań strategicznych, rozwijających biznes. Do tego niezbędna jest digitalizacja procesów. Dziś nie ma już od tej drogi odwrotu. Automatyzacja jest początkiem dalszych zmian. Do świata finansów przebojem wdziera się sztuczna inteligencja, tworzone są autonomiczne systemy.

Badanie przeprowadzone przez OSCBR w czerwcu 2021 pokazało, że ponad 93% biur rachunkowych uważa branżę za innowacyjną, a automatyzacja procesów, wprowadzenie systemów online oraz sztucznej inteligencji to konieczność.

Dzięki nowoczesnej technologii dane wprowadzane przez księgowych do wyliczenia podatków są również wykorzystywane przez przedsiębiorców do administrowania finansami, kontroli kosztów, monitorowania płynności, oszczędzając ich czas i pozwalając skoncentrować się na rozwijaniu biznesu. Dla biur rachunkowych automatyzacja to możliwość redukcji kosztów obsługi klientów i przeznaczenia czasu księgowych na wspieranie biznesu, zamiast na ręczne księgowanie dokumentów.